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如何合理的安排工作任务

网站编辑:亿讯SEO 发布时间:2022-04-26  点击数:
导读:介绍:总是经常加班到很晚才能在最后期限前完成任务。难度:初级步骤方法  总是经常加班到很晚才能在最后期限前完成任务。说明你可能无法有效地管理自己的时间。那么如何合理的安排工作任务?下面给大家分享一些经验,一起来看看吧。  设定目标  目标能给你远景,让你找到焦点朝目的地前进。它们能让你清楚你想去哪里、如何最好地管理时间和资源来到达那儿。通过设定目标,你能找出什么事情值得你花时间去做,什么事情会让你...

介绍总是经常加班到很晚才能在最后期限前完成任务。

难度初级

步骤方法

  总是经常加班到很晚才能在最后期限前完成任务。说明你可能无法有效地管理自己的时间。那么如何合理的安排工作任务?下面给大家分享一些经验,一起来看看吧。

  设定目标

  目标能给你远景,让你找到焦点朝目的地前进。它们能让你清楚你想去哪里、如何最好地管理时间和资源来到达那儿。通过设定目标,你能找出什么事情值得你花时间去做,什么事情会让你分心而应该避免。

  首先问问自己,你要在半年内的时间里到达何种程度。你还可以进一步想想,从现在开始,在未来的一年后或十年后你想到达何种程度。设立符合现实的、能达到的个人和职业目标。这是让你更好地管理时间的关键步骤。



  设定优先级。

  说到有效的时间管理,我们就要重点强调设定优先级。哪些任务该先处理,这似乎很难区分,尤其是当大量的任务看上去都是紧急时。然而,如果你已经设定了清晰的目标,设定优先事项相对来说就很简单了。问问自己三个简单的问题,来弄清楚哪些任务应该先做。

  我为什么要做这项任务或活动?

  这项任务如何帮我实现目标?

  我做这项任务到什么程度能帮助我实现我的目标?

  先做最重要的事情。

  使用任务清单

  任务清单可以提醒你在什么时间做什么事情。使用任务清单可以让你做事有条理,让你能够对事情加以控制。它能把事情分解成小的、可以管理的任务或步骤,这样你就不会忘记做重要的事情。不要尝试把要做的每件事情都记在脑子里。在大多数情况下,想记住每件事情根本就行不通。你可以用任务清单来代替。可以在笔记本或日记本上做个简单的每日、每周或每月的计划。

  写下你所需要做的事情,包括开会、约会和最后期限。把列表上的待办事项按照优先级从高到低的顺序排序或把紧急、重要的事项用星号进行标注。把完成的任务从列表中花去,尽可能频繁地在清单上加上新的任务来让自己继续前进。

  为任务安排时间

  “计划可以让你远离混乱和冲动,”作家安妮·迪拉德说。如果你是早起型的人,发现自己在早晨最有创造性、效率最高,可以把高价值的任务安排在早晨的尖峰创作/高效时间。如果当太阳下山时你的创造力和能量达到顶端,可以把高优先级的任务安排在那段时间。效率较低的时间可以安排像检查邮件或回电话这样不那么重要的任务。

  了解自己何时效率高、何时效率低,然后合适地安排任务来更好地利用自己效率最高的时间段。记住,你不是找时间来做重要的事情;你是通过计划来为重要的事情安排时间。

  一次只专心做一件事情。

  当你一边打电话、一边浏览网页、一边记笔记,你在最短的时间内完成了更多的事情。对吗?错!根据美国心理协会的发表的一项研究,当你进行多任务处理时,你所花的时间多了20%到40%。除了浪费时间、降低效率外,多任务处理也降低了工作的质量。

  忘记多任务处理吧。使用多任务处理,你无法掌握住自己的工作。一次只专注于完成一项任务。研究人员表示,一次完成一项任务,按照顺序完成,会让你更好地利用时间。从一项任务切换到另一项不会让你更好地利用时间。

  尽量减少干扰

  在工作时无论是客户端的电子邮件提醒、或是朋友的电话、还是IM的聊天窗口,这些干扰都阻止你有效地利用时间。分心会打断你的注意力,降低你的效率,经常让你无法按时完成重要的任务。这些也会导致压力。

  找出什么事情阻止你做核心的任务,然后把它停下来。把电视关上、断开网络和IM聊天工具。在工作空间的入口处放置“不要干扰”或类似的标志来阻止别人的打扰。这能让你对时间加以控制,让你的工作效率最高。

  克服拖延症

  以《夜之思》而闻名的英国诗人爱德华·杨曾经说过拖延症是时间的小偷。不要把你现在该做的事情往后推迟,让拖延症偷走了你的时间。提醒自己做事情最好的时间通常是现在。强迫自己,打败拖延症,把该完成的事情都完成。

  打败拖延症的一种有效的策略是告诉自己,你只打算工作几分钟,比如十分钟。一旦你开始工作,你的创意就开始流动。接下来你会发现你想要继续做这项任务,很有可能一直做完。打败拖延症的技巧可以简单到拿出一点儿时间来开始做。

  休息一下

  除非你是超人,否则你不可能一直长时间工作而没有精疲力尽或牺牲质量。无论在最后期限前连续工作8-10小时有多么诱人,也要在中间休息一下。这样你能给大脑宝贵的时间来休息和恢复精力。工作时休息并不是浪费时间。这是一种聪明的时间管理方式。当你休息好的时候,你工作的质量也会较高。

  在工作时,挤出短的时间来休息。理想情况下,每一两个小时拿出五分钟来休息并进行创造性的思考。你可以设定闹钟来提醒自己休息一下。停止工作,仅在桌子前坐着进行冥想或出去喝杯咖啡或来一次短距离的散步。别忘了给自己充足的时间来吃午餐。饿着肚子工作时效果不可能很好。

  说“不”

  像美国总统奥巴马、比尔·盖茨和理查德·布兰森这些富有成就的人,所掌握的一项技巧就是对优先级不高的事情说“不”的技巧。对优先级不高的事情说“不”能让你关注真正重要的事情。你一天只有24小时来做重要的事情。如果你不会对不重要的事情说“不”,其他人的优先事项会排在自己的优先事项之前,你会淹没在太多的任务和承诺中。

  友好地对那些不符合自己价值观或无法帮你实现目标的事情说“不”。无论你和谁谈话,你都有说“不”的权利。当你擅长说“不”时,你会很好地利用时间,远离仓促的工作、表现不佳的工作和超负荷的工作。

  委托任务

  17世纪作家约翰·多恩的一句古老的格言“没有人是座孤岛”在今天仍然适用。你不可能一切都靠自己。有时让别人帮你完成任务是聪明的举措,尤其是当你有很多任务时。当你把任务安排给合适的人时,你节省了时间、减轻了压力,并能完成很多任务。

  适时放手,把责任授权给合适的人。委托不是倾销,委托任务时要说明后果。这样能促进问责制,确保能达到目标和最后期限。

  如何合理的安排工作任务?以上的经验分享给大家参考一下,希望对大家有启发。

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